Versioni immutabili
Ogni versione porta nome file, dimensione e impronta SHA-256. Una nuova stesura non sostituisce nulla, si aggiunge come versione – la cronologia resta dimostrabilmente completa.
La gestione documentale vive nel cuore dell'ERP, non in un secondo sistema.
Ogni documento porta versioni immutabili con impronta SHA-256 e una cronologia senza lacune. I documenti cartacei scansionati vengono riconosciuti direttamente sul dispositivo e sono subito ricercabili a testo pieno – senza cloud, senza abbonamento DMS a fianco, in ogni edizione.
A prova di revisione dal primo secondo
Un archivio che regge davanti ai revisori.
Il DMS non è un componente aggiuntivo ma parte del nucleo: archiviazione, workflow e contabilità condividono la stessa base dati – e ogni modifica lascia una traccia verificabile.
Workflow di approvazione
Bozza, richiesta di verifica, approvazione o rifiuto – con motivazione, autore e momento nella cronologia del documento. La casella d'entrata mostra cosa attende una decisione.
Collegato al business
I documenti sono agganciati a fattura, cliente o progetto invece di perdersi in alberi di cartelle. Le fatture di vendita si archiviano da sole alla creazione – in modo idempotente, senza compiti di segretariato.
Motore OCR, sul dispositivo
I documenti cartacei scansionati diventano testo pieno.
I PDF immagine e le foto vengono riconosciuti all'inserimento, direttamente sul dispositivo – Apple Vision su Mac, il riconoscimento testo di Windows su Windows. Nessun servizio cloud, nessun abbonamento aggiuntivo; il testo riconosciuto viene registrato come digitalizzazione sul documento.
Subito ricercabile
Il testo riconosciuto alimenta la ricerca a testo pieno su tutto l'archivio. La fattura di aprile si ritrova con una parola chiave in pochi secondi – non in mezz'ora di ricerca tra le cartelle.
Ridigitalizzare con un clic
Le scansioni esistenti senza livello di testo si segnalano come candidate OCR. «Riconosci testo (OCR)» nel dettaglio del documento recupera il file, riconosce il testo e lo registra visibilmente nella cronologia.
Il livello di testo resta determinante
I PDF con livello di testo vengono estratti dal server stesso – in modo deterministico e fedele al byte. Il riconoscimento sul dispositivo interviene solo dove altrimenti non ci sarebbe alcun testo ricercabile.
GeBüV in esercizio, non nel dépliant
La catena di verifica corre dalla prima registrazione.
Gli eventi documentali vivono nella stessa catena di hash di contabilità e cassa. Una scansione completa verifica la catena senza lacune dalla prima registrazione – con livello di controllo persistente, una rottura non può più uscire dalla finestra di verifica.
Scansione completa con semaforo
Il cockpit operativo mostra lo stato della verifica d'integrità come semaforo: verificato fino a, arretrato, esito. Onesto anche al limite – mai verificato significa «sconosciuto», non «verde».
Classificazione e accesso
Da pubblico a confidenziale: la classificazione di sensibilità guida i profili di accesso, perché busta paga e contratto non stiano accanto al listino prezzi.
Intelligenza documentale
Suggerimenti di titolo, cartella, tag e collegamento a partire dal contenuto, divisione e unione di PDF – proposte da confermare, nessun automatismo alle spalle.
Conservazione integrata
In Svizzera cancellare non è un pulsante. È un termine.
ewws gestisce la conservazione nell'archivio stesso: ogni documento porta il suo termine, i documenti commerciali almeno i dieci anni richiesti dalla GeBüV. Prima della scadenza nulla viene rimosso – dopo decidete Voi, con prova.
Termini congelati
Il termine di conservazione viene fissato alla creazione del documento e non si sposta con le modifiche successive. Il cockpit operativo mostra lo stato come semaforo – anche per i dossier del personale, le cui categorie portano termini propri.
Legal hold per le controversie
Si profila una controversia? Congelate un dossier: finché il legal hold è attivo, la cancellazione è bloccata – con motivo, attore e momento nella cronologia del documento.
Cancellato con prova, mai senza traccia
Dopo la scadenza ewws rimuove il contenuto e conserva la prova: una voce tombstone documenta che cosa è stato rimosso, quando e da chi. La catena di controllo resta senza lacune.
Le richieste di cancellazione passano dall'approvazione a quattro occhi: richieste nell'archivio, decise nel cockpit operativo.
Senza secondo sistema
Inclusa in ogni edizione.
Ricerca a testo pieno, versionamento, workflow e OCR fanno parte di ogni edizione ewws – nessun abbonamento DocuWare, M-Files o ELO a fianco, nessun progetto d'integrazione, una sola base dati. On-premises: i vostri documenti restano in casa.
Il prodotto in sintesi
Il DMS è uno dei tanti moduli sulla stessa piattaforma – dalla vendita al magazzino fino ai salari.
Vedi il prodotto →Standard svizzeri
GeBüV, IVA, QR-fattura, Swissdec: come ewws applica i requisiti svizzeri nel nucleo.
Vedi gli standard →Edizioni e prezzi
Quattro edizioni, prezzi trasparenti – la gestione documentale è inclusa ovunque.
Vedi le edizioni →Guardate l'archivio a casa vostra.
ewws funziona on-premises – archivio documenti compreso. Iniziate con un'edizione o esplorate il mandante dimostrativo.